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Die UTAX DocForms GmbH ist der Partner für den gesamten Dokumentenfluss in Ihrem Unternehmen. Mit unseren Professional Document Services bieten wir unseren Kunden optimale Lösungen durch kompetente Beratung und Betreuung für alle Phasen dokumentenbezogener Geschäftsprozesse - von der Dokumentenerstellung über die Verarbeitung innerhalb des gesamten Unternehmens bis hin zur elektronischen Archivierung.
Dabei spielt es keine Rolle, in welcher Form der Dokumenteninput erfolgt - ob direkt über COLD, Exchange/Notes, Fax, Scannen, Internet, Outputmanagement-Systeme etc.. Des Weiteren ist es unerheblich, ob die Dokumente direkt in das elektronische Archiv fließen oder zuvor einen kompletten Workflow durchlaufen.
Alles ist lösbar und wir wissen wie!
Dokumente aus zahlreichen verschiedenen IT-Systemen werden über ein Outputmanagement-System systemgerecht aufbereitet und abgelegt. Die zu verarbeitenden Daten können hier optisch aufbereitet oder gar gänzlich neu gestaltet, auf einem oder mehreren Druckern ausgegeben, als E-Mail automatisch versendet und/oder per Fax verschickt werden. Durch die simple Druckausgabe aus einer Anwendung wird damit die zeitgleiche Verarbeitung der Daten und deren intelligente Verteilung an eine Vielzahl von Destinationen bzw. Empfängern ermöglicht. Dadurch ist sichergestellt, dass identische Dokumente versendet und archiviert werden.
Damit ein digitales Dokument z. B. aufgrund von falschen Informationen in einem Unternehmen nicht verloren geht oder fehlgeleitet wird, muss ein Mechanismus dieses erkennen und entsprechend korrigieren. Hier greifen Systemtools, die in der Lage sind, alle Dokumente vollautomatisch zu erkennen, zu klassifizieren, zu extrahieren, zu erfassen und letztendlich zielgerichtet und korrekt an den Empfänger weiterzuleiten oder ggf. komplett in einem ERP-System zu verarbeiten.
Um den Dokumentenfluss nicht nur auf formelle, sondern auch auf inhaltliche Art und Weise zu optimieren, sollte zur Steigerung der Effizienz auch ein Workflowsystem integriert werden. Dieses sorgt durch seine automatische Weiterleitung der Dokumente inkl. Rechtestruktur, Ampelfunktionen und Kontrollmechanismen für die effektive Bearbeitung aller integrierten Geschäftsprozesse.
Am Ende des gesamten Dokumentflusses innerhalb eines Unternehmens steht die elektronische revisionssichere Archivierung, die das gesamte System sinnvoll abrundet. Das Ergebnis: Steigerung der Produktivität, Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit bei gleichzeitiger Senkung der Kosten!
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